WhatsApp Business im ersten Test
Viele Smartphone-Nutzer bevorzugen es, bei einer Firma nicht mehr in der Telefon-Warteschleife zu landen oder umständlich eine E-Mail schreiben zu müssen, sondern über einen Messenger wie WhatsApp zu kommunizieren. Für eine schnelle Terminvereinbarung oder eine kurze fachliche Frage kann dies durchaus sinnvoll sein.
Bislang mussten Unternehmen dafür allerdings den regulären WhatsApp-Messenger für Privatnutzer verwenden. Gleichzeitig haben sich andere Unternehmen auf dem Markt der Business-Messenger breitgemacht (Übersicht Business-Messenger). WhatsApp musste nun also reagieren, damit dem Unternehmen keine Marktanteile verlorengehen. Seit wenigen Tagen ist WhatsApp Business in Deutschland gestartet - wir haben den Dienst einem ersten Test unterzogen.
Installation und Registrierung von WhatsApp Business mit Festnetznummer
Screenshots: teltarif.de
Vorsicht: Momentan keine veifizierten Unternehmens-Accounts
Whatsapp Business ist zunächst nur für Android verfügbar. Schon am Logo erkennt der Nutzer, dass es sich nicht um die reguläre WhatsApp-Anwendung handelt. Die Angabe von validen Unternehmensdaten wie Handelsregister-Auszug oder Umsatzsteuer-ID ist momentan noch nicht notwendig. Aktuell kann also jeder einen Account auf WhatsApp Business erstellen, sich als Unternehmen ausgeben und irgendeine Art von Service anbieten.
Wer als privater WhatsApp-Nutzer also momentan mit einem Unternehmensaccount Kontakt aufnimmt, sollte vorsichtig sein. Denn es kann rein theoretisch vorkommen, dass hinter dem Account mit vielleicht offiziellem Firmenlogo gar nicht die entsprechende Firma steckt. Zu einem späteren Zeitpunkt will WhatsApp verifizierte Accounts anbieten - hier hat der Kunde dann hoffentlich die Garantie, dass hinter dem Account tatsächlich das genannte Unternehmen steckt. Dieser Service wird für die Unternehmen dann aber vermutlich nicht kostenlos sein.
In der momentanen App-Version gibt es noch keine Möglichkeit, den Account verifizieren zu lassen. Wir haben für unseren Test kurzerhand eine neue Firma erfunden und diese "Bärchenservice" genannt. Die Registrierung dauerte nur wenige Minuten.
Unternehmensname ist nachträglich nicht mehr änderbar
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Zweimal WhatsApp auf demselben Smartphone - mit Festnetznummer
Die Downloadgröße von WhatsApp Business beträgt rund 20 MB, beim ersten Start der App wird man gefragt, ob man wirklich einen Unternehmensaccount anlegen beziehungsweise aus einem vorherigen Google-Drive-Update wiederherstellen möchte. Privatnutzern wird der Download der regulären WhatsApp-Anwendung empfohlen.
Viele Leser werden nun sicherlich fragen: Kann ich WhatsApp und WhatsApp Business auf ein- und demselben Gerät verwenden? Die Antwort lautet: Ja, das geht, allerdings dürfen für die beiden Accounts nicht dieselbe Telefonnummer verwendet werden. Für WhatsApp Business muss also zwingend eine andere Telefonnummer angegeben werden als für den vielleicht bereits auf dem Handy vorhandenen privaten Account.
Der Vorteil von WhatsApp Business ist aber, dass man den Unternehmens-Account auch offiziell über eine Festnetznummer registrieren kann. Hat man - beispielsweise als Freiberufler oder reisender Vertreter - gar keinen Festnetzanschluss mehr, kann man auch eine kostenlose Festnetznummer bei einem VoIP-Provider beantragen und den Account auf dem Handy einrichten. Möglicherweise bietet auch der eigene Handy-Provider eine Festnetznummer zum Mobilfunk-Vertrag.
Über diesen Trick lässt sich WhatsApp Business natürlich dann auch auf einem reinen WLAN-Tablet ohne Mobilfunk-Modem nutzen. Als wir unsere Festnetznummer bei der Registrierung von WhatsApp Business angaben, erhielten wir umgehend einen Telefonanruf aus Großbritannien. Der deutschsprachige Sprachcomputer las uns den Bestätigungscode vor, wir gaben diesen ein, und damit war der Business-Account in wenigen Sekunden freigeschaltet.
Vorteile der Business-App, eklatanten Mängel & Fazit
Wir installierten WhatsApp Business auf einem Smartphone mit CyanogenOS, daraufhin warnte uns die App, dass Custom-ROMs von WhatsApp Business nicht unterstützt würden. Das Support-Team werde bei Geräten mit Custom-ROMs keine Unterstützung leisten.
Während der Installation der App möchte WhatsApp Business auf das im Telefon gespeicherte Adressbuch zugreifen, der Nutzer kann dies aber auch ablehnen. Dieser Schritt ist ohnehin nur dann sinnvoll, wenn man die Telefonnummern von Kunden oder Geschäftspartnern im Adressbuch gespeichert hat. Anschließend muss ein Unternehmensname angegeben werden - und den sollte man sich gut überlegen. Denn die App weist darauf hin, dass der Unternehmensname nach der Erstinstallation nicht mehr geändert werden kann. Beim Account-Foto oder -Logo ist dies aber auch im Nachhinein möglich.
Das Layout der App ähnelt dann sehr stark der regulären WhatsApp-Anwendung - hier hat WhatsApp fast gar keine Änderungen vorgenommen. Die vier Reiter Kamera, Chat, Status und Anrufe sehen genauso aus wie bei der bekannten App für Privatkunden.
Im Test konnten wir zwischen einem privaten Account und unserem Bärchenservice problemlos hin- und herchatten, auch WhatsApp Calls waren möglich. Wie gehabt kann der Inhaber des Business-Accounts aus der App heraus den Kunden auch zum Smartphone-Adressbuch hinzufügen. Auch Gruppen und Broadcasts lassen sich wie gehabt anlegen. Und WhatsApp Web ist in der Business-Variante nach dem bereits bekannten Schema implementiert.
Kontakte-Import und Profilansicht
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Das sind die Unterschiede zur regulären WhatsApp-Anwendung
In WhatsApp Business gibt es einen neuen Menüeintrag, der in der bisherigen App fehlte: Labels. Das Unternehmen kann einem Kunden-Chat ein Label zuweisen, um einen besseren Überblick über Geschäftsvorfälle zu haben. Momentan gibt es von WhatsApp vorformuliert die Labels Neuer Kunde, Neue Bestellung, Zahlung ausstehend, Bezahlt, Bestellung vollständig. Mit einem Blick in die Label-Kategorie sieht das Unternehmen auf einen Blick, wer noch nicht bezahlt hat oder von wem eine neue Bestellung eingegangen ist. Die Neuanlage eigener Labels ist aktuell nicht möglich, die vorhandenen Labels lassen sich aber umbenennen oder löschen.
Neu im Einstellungsmenü ist der Unterpunkt "Unternehmenseinstellungen". Hier kann die Firma eine Unternehmensadresse hinterlegen, die dann auf einer Karte angezeigt wird. Außerdem kann eine Unternehmens-Kategorie festgelegt werden wie beispielsweise Automobil, Gesundheit, Essen & Lebensmittel oder Hotels & Unterkünfte. Weiterhin lassen sich eine Unternehmensbeschreibung, eine E-Mail-Adresse und eine Webseite hinterlegen.
In einer Statistik kann das Unternehmen die Anzahl der gesendeten, zugestellten, gelesenen oder empfangenen Nachrichten anzeigen lassen. Eine wichtige Funktion für Unternehmen mit Kundenservice sind automatisierte Textantworten, beispielsweise bei Abwesenheit, zur Begrüßung neuer Kunden oder für Schnellantworten. WhatsApp hat hierzu Texte vorformuliert, die die Kundenbetreuer abändern können. Bei den Schnellantworten ist beispielsweise diese Vorlage bereits angelegt: Sendet der Kundenbetreuer das Kürzel /Danke, erhält der Kunden den vorformulierten Text: "Danke für Ihr Interesse! Wir freuen uns auf eine weitere Zusammenarbeit".
Business-Account auf dem Smartphone des Kunden nicht unterscheidbar
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Momentane Einschränkungen bei WhatsApp Business
Wenn ein bisheriger WhatsApp-Nutzer sein Chat-Backup vom WhatsApp-Messenger auf WhatsApp Business übertragen hat, kann er dieses auf dem WhatsApp Messenger nicht wiederherstellen. Wenn es geplant ist, von Business wieder auf den alten WhatsApp-Client zurück zu wechseln, ist es ratsam, das WhatsApp-Messenger-Backup vom Telefon auf den Computer zu übertragen, bevor man WhatsApp Business benutzt.
Momentan kann nur eine Firma pro Smartphone angelegt werden. Wer mehrere Firmen oder Marken betreibt, muss diese auf jeweils unterschiedlichen Geräten betreuen. Die WhatsApp Calls lassen sich nicht abstellen - die Firma muss also immer damit rechnen, dass die Kunden nicht nur Textmessages schreiben, sondern auch anrufen. Das dürfte nicht bei jedem Unternehmen erwünscht sein.
Ein eklatanter Nachteil ist, dass sich der Business-Account offiziell nicht auf mehreren Geräten installieren lässt, es können also nicht mehrere Kundenbetreuer gleichzeitig über denselben Firmenaccount kommunizieren. Sogar WhatsApp Web funktioniert wieder nur auf einem Gerät zur selben Zeit. Entweder muss WhatsApp Business in diesem Punkt möglichst bald nachbessern - oder womöglich plant der Dienst das Teilen eines Unternehmens-Accounts für mehrere Kundenbetreuer aber auch für eine spätere Bezahlvariante.
Nachteilig ist auch, dass man einem Kunden, dessen Handy-Nummer man beispielsweise in der Kundenverwaltung der Firma, aber nicht im Smartphone-Adressbuch gespeichert ist, nicht einfach direkt per Eingabe der Rufnummer eine Nachricht senden kann. Der Kunde muss zuvor wie bisher händisch im Smartphone-Adressbuch angelegt werden.
Chat mit einem Kunden und Profilansicht
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Fazit: Guter Anfang, aber von Business-Tauglichkeit noch weit entfernt
WhatsApp Business ist einfach zu installieren, hervorzuheben ist die offizielle Registrierungsmöglichkeit mit einer Festnetznummer. Nur so lässt sich die Business-App auch auf einem Smartphone nutzen, auf dem bereits der bekannte WhatsApp-Messenger läuft.
Willkommene Funktionen sind das Anlegen eines Firmenprofils und die Möglichkeit, vorgefertigte Standardtexte zu verschicken. Das war es dann aber auch schon mit den momentanen Alleinstellungsmerkmalen von WhatsApp Business. Der Dienst ist damit in der vorliegenden Form wohl eher für Ein-Personen-Unternehmen, Handwerker oder Vertreter interessant.
Momentan fehlt noch eine Benutzerverwaltung für mehrere Kundenbetreuer und auch die Verwaltung mehrerer Firmen oder Marken innerhalb derselben App ist nicht möglich. WhatsApp hat hier also noch einiges an Arbeit vor sich.
Was bei WhatsApp Business ebenfalls noch fehlt, ist ein Managen größerer Kundenkreise in WhatsApp-Broadcasts. Hierfür sind also nach wie vor externe Dienstleister notwendig. Wichtige WhatsApp-Newsletter und Broadcasts präsentieren wir in einer Übersicht.