Digital signierte Online-Rechnungen: Für Privatleute entbehrlich

Bei nahezu allen Telekommunikations-Anbietern erhalten Privatkunden heute automatisch eine Online-Rechnung - meist als pdf-Dokument per Mail zugesandt oder zum Abruf im Kundenbereich bereitgestellt. Wer auf eine Papier-Rechnung besteht, zahlt hierfür heutzutage meistens extra. Vielfach herrscht hinsichtlich der Rechtskraft solcher Online-Rechnungen aber Verwirrung und auch die Frage nach der Anerkennung beim Finanzamt im Rahmen der Steuererklärung taucht immer wieder auf. teltarif.de hat nachgefragt.

Schon seit einigen Jahren möglich, aber nur gering verbreitet, ist die Möglichkeit der digitalen Signierung von Dokumenten, also auch z. B. von Online-Rechnungen. Dazu benötigt der Absender eine sogenannte qualifizierte elektronische Signatur und muss dem Empfänger dazu seinen öffentlichen Schlüssel bereitstellen, damit dieser das Dokument entschlüsseln kann. Ein solches Verfahren bietet beispielsweise Vodafone Geschäftskunden an ("Vodafone E-Signatur").

Wir haben Hagen Hild, Fachanwalt für IT-Recht aus Augsburg, gefragt: Wann muss eine Rechnung digital signiert sein? Hild verweist hierzu auf Paragraph 14, Absatz 3 des Umsatzsteuergesetzes (UStG). Hier wird unter anderem klar definiert: "Bei einer auf elektronischem Weg übermittelten Rechnung müssen die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts gewährleistet sein durch (...) eine qualifizierte elektronische Signatur oder eine qualifizierte elektronische Signatur mit Anbieter-Akkreditierung (...)."

Privatleuten genügt eine 'normale' Online-Rechnung

Allerdings, so Hild, gilt §14 des UStG nicht für Verbraucher und Kleinstunternehmen, die keine Vorsteuer gegenüber dem Finanzamt anrechnen können. "Bei ihnen genügt daher eine auf elektronischem Weg übermittelte Rechnung", sagt Hild. Privatkunden könnten daher auch Rechnungen, die den Anforderungen des Gesetzes nicht entsprechen, bei der Steuererklärung einreichen. "Unternehmen, die zum Vorsteuerabzug berechtigt sind, benötigen jedoch nach dem UStG eine Rechnung mit qualifizierter elektronischer Signatur, um die Vorsteuer geltend zu machen", erläutert der IT-Anwalt.

Kunden können sich auf die Online-Rechnung berufen

Doch wie sieht es bei Streitigkeiten mit dem Telekommunikationsanbieter aus? Kann man sich hier auf die Online-Rechnung berufen? Der Augsburger Anwalt gibt Entwarnung: "Wenn standardmäßig die Online-Rechnung zugesandt wird, kann sich der Kunde auch auf diese berufen", sagt Hild. Das gelte, auch wenn die E-Mail offiziell nicht dem Schriftformerfordernis entspreche. Einige Anbieter teilen diese Information auch von selbst mit. So heißt es etwa im Kleingedruckten von E-Plus: "Der Kunde kann sich im Verhältnis zu E-Plus auf die Online-Rechnung berufen."