Wenn man im Recht ist (aber nur dann) - Entspannung

"Das Zurückbuchen von Rechnungsbeträgen will hingegen gut überlegt sein, da damit oft seitens der Anbieter eine weitere Eskalationsstufe gezündet wird und Inkasso-Firmen ins Spiel kommen."

Über Inkasso-Drohungen lache ich nur und habe solche Schriebse auch schon mehrfach dem Papierkorb überantwortet. Bis dahin sollte man es aber ohnehin nur kommen lassen, wenn man sich auch sicher im Recht weiß. Dann muss man frühestens auf einen gerichtlichen Mahnbescheid reagieren (das aber in jedem Fall), und diesem einfach widersprechen (Formular dazu liegt bei).
Von den wenigen Inkassofällen trieb es nur einer bis zum gerichtlichen Mahnbescheid. Widerspruch eingelegt (auch der muss auf dem Formular nicht begründet werden, da auch das Gericht den Vorfall erst kennt, wenn es zur Klage kommt) und Ruhe war. Denn die nächste Eskalationsstufe wäre dann die Klage. Meist geben sie aber spätestens vor der Beantragung des gerichtlichen Mahnbescheides auf - wie gesagt, WENN der Kunde im Recht ist (und die Anbieter das in diesen Fällen nach dem Motto "Probieren tun wir es mal" ganz genau wissen). Es gibt viel zu viele, die sich wegen eines Inkassoschreibens in die Hose machen. Ein Inkassobüro ist keine Justiz-Amtsstube, sondern ein privates Dienstleistungsunternehmen, mehr nicht (auch dann, wenn es ein Anwalt als Zubrot betreibt und dies im Briefkopf beeindruckender erscheint).
Es macht übrigens auch keinen Sinn, den Sachverhalt dem Inkassobüro lang und breit zu schildern. Das hat vom Vorgang weder Ahnung noch Entscheidungsbefugnis in der Sache. Es ist einfach nur beauftragt, eine Forderung einzuziehen. Ob die berechtigt ist, interessiert das Büro nicht. Es wird für den Einzug vom Beauftrager (DAS ist der eigentliche "Gegner") bezahlt.