Es ist richtig, dass es kein grundsätzliches Kopieverbot (mehr) gibt.
Allerdings muss
1. zwischen Kopie (analog, unvernetzt) und Scan (digital, vernetzt) unterschieden werden
2. sind Kopien an sehr strenge Datenschutzvorschriften gekoppelt, wie z.B. die Vernichtung der Kopie unmittelbar nach Zweckerfüllung und noch vieles mehr wie Aufklärungpflichten über Schwärzungsmöglichkeit oder Erkennbarkeit als Kopie(!)
3. Scans sind nach wie vor grundsätzlich nicht zulässig
siehe Details:
https://www.datenschutzbeauftragter-info.de/wann-ist-das-kopieren-des-personalausweises-erlaubt/
Die derzeitige Vorgehensweise mit Scan des Perso ist daher klar rechtswidrig.