Meine Tipps:

1. Dokumentation ist die halbe Miete
2. Es wird generell nur schriftlich kommuniziert (und natürlich dokumentiert)
3. Fax mit qualifiziertem Sendebeleg ist meist ausreichend (auf dem Schriftstück vermerken)
4. Man sollte in einem juristisch angehauchten Duktus schreiben und so Wörter wie "Frist", "hilfsweise", "unstreitig", "ohne Anerkennung einer Rechtspflicht", "Treu und Glauben" und auch mal Gesetze und Paragraphen anführen, dass gleich der richtige Eindruck entsteht, dass die Firma es mit einem Kunden zu tun hat der seine Rechte kennt. Das wirkt Wunder und damit sind praktisch 99% aller Fälle erledigt.