E-Mail: Wenn weniger mehr ist

Nicht ständig auf das Postfach zu starren, sondern Mails ein- bis zweimal am Tag am Stück abzuarbeiten, empfiehlt Jürgen Kurz, Experte für Effizienz im Büro, der zu dem Thema gerade ein Buch verfasst hat. Am besten sei es, feste Zeiten dafür festzulegen. Akustische Signale für das Eintreffen neuer Mails sollten ausgeschaltet bleiben - das lenkt nach Kurz' Einschätzung nur ab. E-Mails, die sich in weniger als fünf Minuten bearbeiten lassen, sollten sofort beantwortet werden, die anderen zu einem festen späteren Zeitpunkt. In jede E-Mail gehört nur ein Thema - sonst ist mit einer raschen Antwort nicht zu rechnen.

"Wir wirken alle kräftig daran mit, die Zahl der E-Mails nach oben zu treiben", beklagt Renate Schmidt. "Alle beschweren sich, dass ihre Zeit so knapp ist. Aber wer eine Spaß-Mail bekommt, leitet sie auch weiter." Auch da kann etwas mehr Zurückhaltung helfen, Kapazitäten zu gewinnen. Nach Überzeugung der Unternehmensberaterin lässt sich aber auch beim Verfassen einer Mail viel für die Effizienz tun: "Man sollte immer knapp und präzise sagen, worum es geht. Viele Mailschreiber kommen nicht auf den Punkt, und es wird gar nicht klar, was sie wollen." Auch das frisst Zeit.

Sich auch mal eine E-Mail-Pause gönnen

Privater E-Mail-Verkehr sollte nicht über die berufliche Mail-Adresse erledigt werden. Das könne in Einzelfällen auch rechtlich bedenklich sein, sagt der Sachbuchautor Günter Weick. Vernünftig sei es aber, wenn die Mitarbeiter am Arbeitsplatz einen privaten Account nutzen dürfen. Es sei unwahrscheinlich, dass allein durch den Umfang der privaten elektronischen Post der Arbeitsfluss gehemmt wird: "Die meisten Arbeitnehmer haben heute so viel zu tun, dass sie es damit gar nicht überziehen können." Und bei den anderen nütze es nichts, private E-Mails zu untersagen: "Die würden dann Zeitung lesen."

Im Urlaub sollte das Lesen und Schreiben von Mails tabu sein: "Man braucht einfach Auszeiten, auch beim Mailen und Kommunizieren", sagt der Sachbuchautor Günter Weick. Denn wer ohne längere Pausen auch am Wochenende oder am Strand seine Mails lesen will, könne nicht abschalten. Smartphones und Blackberry hätten zwar ihre klaren Vorteile - "aber eben nicht nur", sagt Weick. Der Nachteil sei, dass es immer weniger Freiräume gibt, in denen Arbeitnehmer nicht erreichbar sind. "Dadurch entsteht Druck." Ständiges E-Mailen an sieben Tagen in der Woche könne zum Burnout beitragen.