Internet-Konferenzen gehören inzwischen zum Arbeitsalltag
In vielen Unternehmen gehören Zusammenkünfte mit Kollegen im Internet mittlerweile zum Arbeitsalltag. Besonders international tätige Firmen halten immer öfter Web- oder Videokonferenzen ab, um Zeit und Reisekosten zu sparen, wie eine Umfrage der Deutschen Presse-Agentur dpa ergab. Dennoch können diese Systeme das persönliche Gespräch nicht verdrängen. Einige Unternehmen kommen daher immer noch mit Telefon und E-Mail als zusätzlichen Kommunikationsmitteln aus.
"Für kurzfristige Meetings oder für Teams, die an verschiedenen Standorten der Welt verteilt sind, ist das einfach eine hervorragende Sache", fasst SAP-Sprecherin Iris Eidling den Vorzug von Konferenz-Übertragungen zusammen. So habe sich der Vorstand von Europas größtem Softwarehersteller zu Planungen im August virtuell getroffen. Etwa die Hälfte des zehnköpfigen Gremiums sei von Standorten wie der Zentrale in Walldorf oder Paris zu SAP-Vorstandschef Henning Kagermann am US-Sitz in Palo Alto zugeschaltet worden.
"Mit Blick auf die Marge sind Reisekosten eben auch ein Faktor", erklärt Eidling. Im Gegensatz zur Rund-E-Mail kämen beim Austausch via Bildschirm außerdem Körpersprache und gesprochenes Wort zum Einsatz. SAP nutze insgesamt seit zehn Jahren Online-Kommunikation.
Mitarbeiter aus 50 Ländern per Mausklick
Wegen der verstärkten internationalen Zusammenarbeit verabreden sich auch bei Bosch immer mehr Mitarbeiter aus aller Welt per Mausklick zum Gespräch - der weltgrößte Automobilzulieferer ist in mehr als 50 Ländern präsent. Im August 2007 hatten Bosch-Sprecher Dirk Haushalter zufolge 1 500 sogenannte Moderatoren zu einer Web-Konferenz eingeladen - in diesem August waren es bereits 2500.
Statt um den Konferenztisch versammeln sich bei einer Web- Konferenz zunächst alle auf dem Bildschirm des Moderators, der zuvor die Zusammenkunft einberuft. Dann können gemeinsam Texte oder Grafiken angelegt oder Präsentationen verfolgt werden. Während der Konferenz können die Teilnehmer miteinander chatten und sprechen. "Telefonkonferenzen sind bei internationalen Gesprächen mit mehreren Mitarbeitern in verschiedenen Regionen immer noch eines der beliebtesten Mittel", schränkt Haushalter allerdings ein. Wichtig bleibe zudem das Treffen von Angesicht zu Angesicht.
Arbeitshilfen wie ein gemeinsamer Zugriff auf Dokumente oder auch eine gezielte Konferenzsteuerung machen Online-Kommunikation auch für den weltgrößten Pharma-Hersteller Pfizer attraktiv. Die Nachteile sieht ein Karlsruher Unternehmenssprecher in der Sprachqualität, nicht funktionierender Hardware sowie ständiger Wartung und Schulung.
Mehr Flexibilität für kurzfristige Meetings
Neben der Ersparnis von Reisekosten schätzt Europas größter Zuckerproduzent Südzucker an der modernen Kommunikationstechnik besonders, dass Treffen spontan und kurzfristig stattfinden können. Das Unternehmen aus Mannheim zeigt sich mit der Funktion der Systeme hinsichtlich Bedienerfreundlichkeit und geringen Technik-Aufwands zufrieden. Der Maschinenbauer Homag aus Schopfloch (Kreis Freudenstadt) nutzt einer Sprecherin zufolge vor allem in Planungsphasen immer mehr Videokonferenzen, um Produktionsstätten in Deutschland, China oder Brasilien miteinander zu verbinden.
Der in mehr als 30 Ländern präsente Sportfachhändler-Verbund Intersport aus Heilbronn dagegen braucht noch keine Kommunikation über das World Wide Web, sondern setzt einem Sprecher zufolge bei wichtigen Abstimmungen weiter auf die Telefonkonferenz. Auch der Tiefdruckspezialist Schlott aus Freudenstadt oder der Waldenbucher Schokoladenhersteller Ritter Sport verzichten bislang auf Web- Konferenzen. Die Bausparkasse Schwäbisch Hall kommuniziert mit dem Außendienst einem Sprecher zufolge klassisch per E-Mail oder Telefon, bei wichtigen Entwicklungen informiert aber ein eigener Fernsehsender über Satellit.
Den größten Vorteil von Web-Konferenzen sehen Unternehmen mit Abstand in der Einsparung von Zeit und Kosten, wie eine vom Karlsruher Web-Konferenz-Anbieter Netviewer [Link entfernt] in Auftrag gegebene Umfrage unter Unternehmen in Deutschland, Frankreich und Großbritannien zeigt. Die größten Bedenken gegen die Treffen im Internet sind demnach, dass sie das persönliche Gespräch verhindern. Wurden bislang Web-Konferenzen eher für die interne Kommunikation genutzt, sollen sie künftig auch verstärkt für den Kontakt etwa mit Kunden zum Einsatz kommen.