E-Mails und Termine mit dem Smartphone synchronisieren

Die Zeiten, als professionelle Termin- und E-Mail-Verwaltung nur eine Sache für Unternehmen war, sind längst vorbei. Viele Privatnutzer verwenden auch zu Hause am Rechner Software wie Microsoft Outlook in Kombination mit Active Sync, um Termine auf ihr Handy zu übertragen. Wer aber viel unterwegs ist und nicht nur am PC oder Laptop seine E-Mails abruft, stößt mit Outlook und Active Sync ohne einen Exchange-Server schnell an seine Grenzen. Einen Exchange-Server selbst zu betreiben, ist allerdings kosten- und zeitintensiv. Außerdem lohnt er sich erst ab einer gewissen Nutzerzahl. Aber auch für Privatnutzer, Selbstständige und kleine Unternehmen gibt es kostengünstige Lösungen für den Einsatz eines Exchange-Servers. Das Zauberwort heißt hier: Hosting.

Webhoster und andere Anbieter vermieten Exchange-Server, die wiederum auf ihren Servern laufen. Bei manchen Angeboten ist sogar eine Outlook-Lizenz mit dabei. Los geht es bereits ab etwa 5 Euro im Monat. Im Folgenden stellen wir die verschiedenen Möglichkeiten der Termin-, Aufgaben- und E-Mail-Synchronisierung zwischen Active Sync und Outlook beziehungsweise zwischen Active Sync und einem Exchange-Server vor und verraten, welche Hosting-Angebote Sie sich genauer anschauen sollten.

Der Klassiker: Abgleich mit Outlook auf dem PC und Active Sync

Windows Geräte Center
Screenshot: teltarif.de Microsoft Outlook ist nach wie vor die Office-Software schlechthin. Zur Synchronisation von Kalenderdaten mit einem Windows-Mobile-Smartphone steht Active Sync zur Verfügung. Während im Smartphone das Programm bis heute so heißt, hat Microsoft für die Desktop-Betriebssysteme Windows Vista und Windows 7 den Namen in Windows-Mobile-Gerätecenter geändert. Nutzer von Windows XP sind weiterhin auf Active Sync angewiesen. Beide Programme gibt es zum kostenlosen Download auf der Microsoft-Website.

Active Sync und auch das Gerätecenter machen nichts anderes, als Rechner und Handy auf dem aktuellen Stand zu halten. Für die Synchronisation stehen folgende Optionen zur Verfügung: Kalender, Aufgaben, Notizen, E-Mails und Lesezeichen. Aber auch der Austausch von Musikdateien mit den Bibliotheken des Windows Media Players ist möglich. Im Gegensatz zu so mancher PC-Suite anderer Hersteller gestaltet sich der Abgleich zwischen Outlook und Windows Mobile einfach und vor allem zuverlässig. Der Nutzer muss lediglich beim ersten Anschließen des Smartphones eine Partnerschaft einrichten und festlegen, wie die Daten synchronisiert werden sollen. Möglich ist auch, nach einem Handy-Neukauf alle Daten aus Outlook auf das Handy zu kopieren und gegebenenfalls dortige Kalendereinträge zu überschreiben. Zu Fehlern und doppelten Einträgen kommt es daher nicht.

Sobald ein Windows-Handy am Rechner per USB oder Bluetooth mit dem Rechner verbunden wird, startet die Synchronisation automatisch. Bis zum Trennen der Verbindung hält das Handy weiterhin Kontakt zum Computer, so dass neue Kalendereinträge in Outlook binnen Sekunden auch aufs Handy wandern. Umgekehrt gilt dies natürlich genauso: Tragen Sie ein Element, zum Beispiel eine Aufgabe, ins Handy ein, erscheint diese binnen Sekunden auch in Outlook.

E-Mail-Austausch oder vollständige Synchronisation mit einem Exchange Server

Active Sync auf dem Smartphone
Screenshot: teltarif.de Der Datenabgleich mit einem Exchange Server erfolgt ebenfalls über die Software Active Sync auf dem Windows-Mobile-Smartphone. An einen solchen Server lassen sich aber nicht nur Windows-Handys anbinden, sondern viele Geräte von Nokia, Sony Ericsson, Samsung sowie das Apple iPhone und diverse Android-Handys von HTC. Der Vorteil: Zur Nutzung ist kein Rechner erforderlich und der Kalender sowie die E-Mails können nicht nur vom Handy aus, sondern an jedem PC abgerufen werden. Gerade für Selbstständige und Viel-Mailer ist dies ein riesiger Vorteil im Vergleich zur stationären Outlook-Nutzung.

Wie auch Outlook am PC verfügt die Exchange-Version über die Funktionen E-Mail, Kalender, Aufgaben und Notizen. Zwar lässt sie sich auch ohne Outlook am PC rein über den Browser verwenden, dazu wird allerdings der Internet Explorer empfohlen, da sonst nur eine spartanische Darstellung möglich ist. Am interessantesten dürfte die E-Mail-Funktion sein. Der Exchange-Server ist in der Lage, von mehreren E-Mail-Konten die E-Mails einzusammeln und zentral in einem Account zu bündeln. Vorteil: Der Nutzer muss auf dem Handy nicht verschiedene E-Mail-Konten abrufen, sondern nur ein einziges. Dieses wiederum kann er sogar per Push ansteuern, so dass E-Mails direkt nach dem Eingang aufs Handy wandern. Voraussetzung ist dann aber eine dauerhafte Internetverbindung des Handys.

Die Einrichtung einer solchen Bündelung ist ganz einfach. Erste Möglichkeit: In Ihrem E-Mail-Account aktivieren Sie die Option weiterleiten, so dass E-Mails an die Exchange-Adresse wandern. Zweite Möglichkeit: Sie lassen den Exchange-Server die Fremdkonten abrufen. Da sie bei der zweiten Variante aber die Nutzerdaten Ihrer gesamten E-Mail-Konten hinterlegen müssen, empfehlen wir eher die erstere, die mit den meisten E-Mail-Anbietern funktioniert und einfacher zu konfigurieren ist. T-Online bietet die E-Mail-Weiterleitung für Neukunden an, ab Mai auch für Bestandskunden. Es gibt aber auch Provider, die keine Weiterleitung erlauben.

Da die wenigsten Nutzer direkten Zugang zu einem Exchange-Server haben, bieten Webhoster diesen Dienst gegen Bezahlung an. Die meisten Anbieter erlauben einen Testzugang, so dass Sie bis zu 60 Tage lang den Service ausprobieren können. Dies empfiehlt sich auf jeden Fall. Auf der folgenden Seite bieten wir Ihnen einen Überblick über gehostete Exchange-Server.