So geht's: Fallstricke bei Telefonkonferenzen vermeiden

So gelingt die Telefonkonferenz entspannt
Copyright: Bernd_Leitner - Fotolia.com Es raschelt, rauscht und pfeift durch den ganzen Raum: Manchmal gehen Telefon- und Videokonferenzen ziemlich schief. Dabei sind sie eigentlich eine gute Sache. Firmen können Reisekosten sparen, und Mitarbeiter verlieren keine Zeit mit langen Anfahrtswegen. "Nach unserer Beobachtung nutzt gerade der Mittelstand immer stärker die Möglichkeiten von Videokonferenzen", sagt Markus Altvater vom Branchenverband Bitkom. Damit sie reibungslos funktionieren, gilt es ein paar Fallstricke zu vermeiden.

So gelingt die Telefonkonferenz entspannt
Copyright: Bernd_Leitner - Fotolia.com "Bei Telefon- und Videokonferenzen kommen Gestik und Mimik nicht so herüber, wie in einer herkömmlichen Konferenz", sagt Prof. Michael Kastner vom Institut für Arbeitspsychologie und Arbeitsmedizin in Herdecke. Nonverbale Kommunikation gibt es bei Videokonferenzen kaum und bei Telefonkonferenzen gar nicht. Das erschwert den Austausch - gerade, wenn Mitarbeiter einander nie begegnet sind.

Firmen sollten nicht gänzlich auf persönliche Meetings verzichten

Virtuelle Meetings können eine persönliche Begegnung deshalb nicht ersetzen. Prof. Kastner rät deshalb zu einer Mischung aus virtuellen und persönlichen Treffen, um gute Arbeitsergebnisse zu erzielen. Damit eine Telefon- oder Videokonferenz produktiv abläuft, ist es essenziell, dass alle Teilnehmer sich vorab mit der Technik vertraut machen. Ein paar Minuten vor Beginn kontrolliert am besten jeder, ob die Einwahl klappt. Sind die anderen auch schon in der Leitung, lässt sich bereits klären, ob alle gut zu sehen und hören sind.

Dann sollte sich jeder kurz vorstellen. Es sei sehr irritierend, einen Sprecher zu hören, der das nicht gemacht hat, sagt Susanne Helbach-Grosser von Etikette Trainer International (ETI). Schnell besteht sonst bei Telefonkonferenzen die Gefahr, dass ein Teilnehmer verschiedene Sprecher mit ähnlicher Stimme für ein und denselben hält.

Pünktlichkeit sei ein Muss. Das ist bei virtuellen Meetings noch wichtiger als bei anderen Treffen. Die Mikrofone übertragen jedes Geräusch - kommt jemand zu spät, gerät das ganze Team in Unruhe. Auch Tassen und Gläser sollten Beschäftigte aus diesem Grund nicht zu nah am Mikrofon platzieren - möglicherweise ist es sogar besser, sie erst gar nicht an den Arbeitsplatz mitzunehmen.

Helbach-Grosser rät, potenzielle Störquellen wie Rückkopplungen an der Konferenzanlage ausfindig zu machen und sie zu eliminieren. Wichtig sei auch, vorab die Anklopffunktion am Telefon auszuschalten. Fenster und Türen sollten geschlossen bleiben, Mobiltelefone nicht vibrieren oder Faxgeräte mittendrin anfangen zu piepen.

Festnetz ist immer noch die bessere Wahl

Wie für jedes Arbeitstreffen erhalten die Teilnehmer vorab vom Organisator des Meetings eine Agenda. Neben Thema, Termin, Ablauf und den benötigten Unterlagen sollte sie auch Einwahlnummer und Pin enthalten, rät Helbach-Grosser.

Um Verzögerungen zu vermeiden, sollten Telefonkonferenzen am besten über das Festnetz geführt werden. Das sei stabiler als das Internet, empfiehlt Helbach-Grosser. Bei Konferenzen über Ländergrenzen hinweg, könne es im Mobilfunknetz zu Übertragungsproblemen kommen. Vorsichtig sollten Mitarbeiter sein, wenn sie anderen ins Wort fallen oder witzig gemeinte Kommentare abgeben. Gibt es dann in der Leitung Zeitverzögerungen, kommt es schnell zu Irritationen.

Schneiden sich die Konferenzteilnehmer gegenseitig das Wort ab oder reden durcheinander, muss der Moderator einschreiten. Er ist bei der Telefon- und Videokonferenz unverzichtbar. "Meist ist das der Vorgesetzte oder Projektleiter", erklärt Helbach-Grosser. Er nennt die einzelnen Punkte der Agenda, erläutert den Ablauf und stellt die Teilnehmer vor.

Protokoll per Mitschnitt und die richtige Software

Ideal ist, wenn Meetings per Mitschnitt protokolliert werden. So sind auch diejenigen über die Ergebnisse der Konferenz informiert, die daran nicht teilnehmen konnten. Davor muss jedoch die Zustimmung aller Teilnehmer eingeholt werden, sonst kann es rechtliche Probleme geben.

Um virtuelle Meetings durchzuführen, gibt es viele Möglichkeiten. Sie reichen von kostenloser Software wie Google Hangouts oder Skype von Microsoft über kostenpflichtige Lösungen wie Citrix GoToMeeting, Cisco Telepresence oder Adobe Connect.

Bei der Wahl des Anbieters kommt es auch auf den Inhalt der Konferenzen und die Teilnehmer an. "Kostenlose Anbieter, auch für Privatnutzer, sind schnell verfügbar, auf diesem Weg sollte man aber besser keine Geschäftsgeheimnisse besprechen", rät Altvater vom Bitkom. Wer sensible Daten schützen will, sollte jene Firmen wählen, die Verschlüsselung und strengen Datenschutz versprechen.